Waarom bedrijven massaal failliet gaan zonder goede telefoondienst

Een uitstekende telefoonservice is één van de belangrijkste onderdelen van een goed lopend bedrijf. Wie de telefoondienst niet op orde heeft, merkt daar snel de gevolgen van. De grootste bijwerkingen van een niet-functionerende klantenservice: een slechte reputatie, geen trotse werknemers en gebrek aan vertrouwen bij uw klant. Het gevolg? De klant is niet loyaal, een mogelijke consument haakt snel af en de aankoop van een product zit er niet meer in. Kortom, gevolgen die flinke impact hebben op de omzet van het bedrijf met als risico dat je dus failliet kan gaan door een gebrek aan klantenservice. De kunst is de valkuilen om te zetten naar kansen.

Succes door goede klantervaring met telefonist

Voorop staat dat de manier waarop u met uw klanten omgaat een bepalende factor is in zakelijk succes. Sommige bedrijven zijn, wanneer het om telefonische bereikbaarheid gaat, gefocust op het implementeren van medewerkersbeleid en procedures waarin klant en personeel verstrikt raakt. Dit zorgt ervoor dat klanttevredenheid over het hoofd wordt gezien. Bij andere bedrijven ligt de telefoonbeantwoording bij het personeel zelf: wie neemt er op tijdens een vergadering, afspraak of tijdens de pauze? En wordt de telefoon wel professioneel beantwoord?

Klantenservice uitbesteden voorkomt fouten

Het is absoluut noodzakelijk om uw klant de best mogelijke ervaring aan de telefoon mee te geven. Er zijn verschillende fouten die gemaakt kunnen worden door de telefoondienst om uw bedrijf in de ogen van uw klanten kunnen ruïneren. Onnodig, want om te voorkomen dat u in de valkuilen trapt, helpt Bofa Telefoondienst u graag verder met professionele telefoonbeantwoording. We sommen vijf meest voorkomende problemen van het niet regelen van telefoonbeantwoording op:

1. Niet telefonisch bereikbaar zijn frustreert

Een telefoon die niet wordt opgenomen behoort tot de grootste frustraties van een klant. Wanneer iemand belt naar uw bedrijf, wil deze klant snel en correct geholpen worden. Sterker nog: uit onderzoek blijkt dat iemand die belt om een klacht door te geven, meer tevreden is over het betreffende bedrijf dan een klant die geen contact heeft gehad. Waar niet telefonisch bereikbaar zijn dus zorgt voor reputatieschade, groeit de klanttevredenheid juist bij klanten die te woord gestaan worden. Zelfs als zij belden uit ontevredenheid. Een goede telefoondienst zorgt dus voor klanten die fan van uw bedrijf worden. En door de populariteit van social media misschien zelfs wel ambassadeur.

2. Gecompliceerde procedures schrikken af

Maak het niet onnodig moeilijk voor uw klanten om te communiceren met uw bedrijf. Een oplopende frustratie ontstaat wanneer men van het kastje naar de muur gestuurd wordt, via het keuzemenu op de verkeerde afdeling terecht komt, wanneer verwezen wordt naar ingewikkelde registratieformulieren of als de klant geen ruimte krijgt zijn verhaal te doen. Stroomlijn elke vorm van interactie, wees menselijk aan de telefoon en verschuil je niet achter procedures en systemen. Uiteindelijk is er maar één doel: een succesvol bedrijf zijn en blijven, daar draagt tevredenheid van uw klanten sterk aan bij.

3. Slechte klantenservice is geen visiteplaatje

Werken bij een telefooncentrale is een vak apart. Het vergt de juiste opleiding, training ‘on the job’ en ervaring de klant juist te woord te staan. Het is belangrijk dat de telefonist zich op zijn gemak voelt en weet hoe hij met de klant om moet gaan. Van vragen en complimenten tot flink weerstand van de klant: gesprekstechniek, empathie en vertrouwen zorgt voor een goede afloop van een klantgesprek. Investeer dus in een goede telefoondienst voor optimale klanttevredenheid.

4. Wisselende kwaliteit doet de klant twijfelen

Een continue kwaliteit van klantenservice en ook van uw product of dienst is belangrijk. Wanneer klanten het idee hebben dat ze met uw product een gokje wagen en zich vervolgens door de telefonist niet serieus genomen voelen, verliest u ze. Een goede klantenservice maakt het verschil. Ook wanneer er klanten bellen die hun ontevredenheid uiten, krijgt uw bedrijf door een sterke antwoordservice wellicht een tweede kans.

5. Onpersoonlijke gesprekken leiden tot wrijving

Hoe goed uw product is, hoezeer uw bedrijf meedenkt met de klant en er alles aan wil doen de tevredenheid hoog te houden: wanneer uw telefoonservice niet persoonlijk is, zullen alle goede punten van het bedrijf voor de klant naar de achtergrond verdwijnen. Zorg voor een menselijke manier van communiceren aan de telefoon. Iedere klant is anders, de één vindt het belangrijk zijn verhaal te kunnen doen en bij de ander is het ijs snel gebroken door een gezonde dosis humor. Een goed getrainde telefonist(e) op afstand, zoals die van Bofa telefoondienst, combineert gesprekstechniek en een goede oplossing met zijn of haar eigen persoonlijkheid.

Wat verwacht een klant van een antwoordservice?

Om te zien waar de kansen liggen om uw telefonische bereikbaarheid te verbeteren, is het belangrijk dat u zich verplaatst in de klant. Waarom belt een klant? Wat vindt hij belangrijk bij een telefoonaanname door uw bedrijf? De drie punten die als belangrijk worden ervaren zijn:

1. De telefoon moet worden opgenomen
2. Het antwoord, oftewel de kwaliteit, van de telefoonservice moet consistent zijn
3. De klant wil weten wat hij kan verwachten en daar moet de telefonist zich aan houden

Hoe verbetert u de telefoonservice?

De genoemde drie verwachtingen kunnen het uitgangspunt vormen van de basis van een goede telefoondienst. Er zijn een paar eenvoudige acties die Bofa Telefoondienst voor u kan regelen ter verbetering:

• Wanneer u maar wilt, kan de telefoon doorschakelen naar Bofa. Onze telefonist neemt altijd op met uw bedrijfsnaam en zorgt voor een persoonlijke en correcte afhandeling.
• Voorkom filevorming. Wachtrijen in de telefoon zijn te voorkomen door in te stellen dat, na driemaal de telefoon over te laten gaan, deze doorgeschakeld wordt naar Bofa.
• Kom afspraken na: is er afgesproken dat iets geregeld wordt of dat een bepaald persoon de klant terugbelt? Maak het waar. Wanneer u kiest voor de receptie uitbesteden aan Bofa, dan zorgen wij dat uw agenda beheerd wordt en alle gespreksnotities doorgegeven worden.

Door het beste te bieden op het gebied van klantenservice, vergroot u het vertrouwen. En dat kan het verschil maken tussen de loyaliteit van een klant of het afhaken.

Bofa Telefoondienst ontzorgt in telefoondienst

Gebrek aan tijd voor telefoonaanname? Liever efficiënt werken door niet te investeren in gesprekstrainingen voor uw personeel, maar door klantenservice uitbesteden? Vindt u ijzersterke telefoonbeantwoording belangrijk? Ga dan eens in gesprek met Bofa Telefoondienst. Klantenservice uitbesteden is lonend:

• U en uw personeel hebben de handen vrij voor het ‘echte’ werk
• Het bespaart veel tijd en energie
• Een eigen telefoniste wordt overbodig
• Bofa biedt getrainde telefonist(e) op afstand
• Geen zorgen om ziekte, zwangerschap of ander verlof: onze dienst en de kwaliteit daarvan is constant excellent

Profiteren van de klantenservice uitbesteden

Als het om uw ​​bedrijf gaat, is niemand erbij gebaat dat u een slechte klantenservice aanbiedt. Denkt u na over de klantenservice uitbesteden of wilt u advies in het verbeteren van uw telefoondienst? Klop aan bij BOFA Telefoondienst. Zorg er voor dat u de beste klantenservice biedt en profiteer van de positieve effecten. Start vandaag nog met uw twee weken gratis proefperiode. Na deze twee weken maken wij een voorstel passend bij het aantal inkomende telefoongesprekken. Zo betaalt u nooit teveel.